Медицина 2.0

Неважно, работаете ли вы из дома или ходите в офис, скорее всего, вам иногда бывает сложно фокусироваться, оставаться продуктивными и завершать начатые дела.

Предлагаем вашему вниманию несколько стратегий, которые помогут собраться в подобных ситуациях или вовсе в них не попадать.

1. ИЗБЕГАЙТЕ «УБИЙЦ ПРОДУКТИВНОСТИ»

Пытаясь повысить собственную эффективность и способность к концентрации, мы читаем книги по тайм-менеджменту и продуктивности, устанавливаем специальные приложения. Но прежде чем идти этим путем, нужно понять, что именно нам вообще мешает сосредотачиваться.

Например, это чтение рабочих сообщений и писем еще до начала рабочего дня. Проверяя почту рано утром, мы заранее перегружаем свой мозг задачами, добавляем себе стресса, бросаемся тушить локальные «пожары», хотя у нас могли быть запланированы более важные и приоритетные дела. Или просто испытываем бессилие, ведь мы вряд ли сможем решить возникшие проблемы, пока коллеги не выйдут на связь.

Еще один «убийца продуктивности» — уведомления (сообщения, напоминания и прочее). У многих из нас телефон буквально разрывается, и это не может не отвлекать.

Плюс ко всему, что бы там ни говорили некоторые коучи и мотивационные спикеры, природа не задумывала нас многозадачными. Как бы мы ни старались оставаться сосредоточенными, уведомления отвлекают, и вновь сконцентрироваться на задаче бывает непросто: по некоторым данным, на это уходит порядка 23 минут*.

Наконец, проверка телефона превращается в своего рода наркотик: когда мы делаем это, организм получает свою порцию дофамина — «гормона хорошего настроения». А значит, снова спешим за добавкой.

Как быть?

Если работа позволяет, хотя бы время от времени (по утрам особенно) переводите телефон в авиарежим или ставьте статус «не беспокоить».
Удалите все ненужные или не слишком важные приложения либо отключите уведомления в них.
Не начинайте день с телевизора, чтения новостей и ленты соцсетей. Потребляя контент, мы не приближаемся к своей мечте или цели, а лишь перегружаем голову ненужной (как правило) информацией, да к тому же расстраиваемся и испытываем стресс, что приводит к снижению продуктивности.

2. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ПЕРВЫЕ ЧАСЫ ПОСЛЕ ПРОБУЖДЕНИЯ ПО МАКСИМУМУ

Защищайте свое утреннее время от любых посягательств. Именно в первые три часа после подъема нам удается быть наиболее креативными, сосредоточенными, продуктивными и энергичными. Вот что можно сделать:

Первые несколько минут утра стоит тратить на приятный ритуал, не связанный с работой. Цель его — помочь вам обрести правильный настрой. Можно помедитировать, пройтись, приготовить себе полезный завтрак, прочесть что-нибудь вдохновляющее, записать свои цели или просто потянуться. Не тратьте на это слишком много времени, главное, чтобы вы чувствовали себя на 100% готовыми — физически и психологически — к новым свершениям.
Избавьте себя от необходимости принимать по утрам мелкие неважные решения — что съесть, что надеть, какое упражнение выполнить. Не тратьте на это психическую энергию — придерживайтесь выработанной рутины.
В оставшиеся 2-2,5 часа, работая, выкладывайтесь по полной. Дальше мы расскажем, как именно.

3. ДЕЛИТЕ РАБОТУ НА ПОДЗАДАЧИ

Многие из нас считают себя неспособными доводить дела до конца из-за «лени, отсутствия мотивации и силы воли». Однако истинная причина куда проще. Например, в свой список задач вы могли внести «написать статью для блога» или «сделать новый сайт». Обе эти задачи слишком трудозатратные — на их выполнение может уйти от 3 до 30 часов!

Эксперты предлагают «есть слона по кусочкам» — разбивать каждую большую задачу на ряд маленьких, конкретных и выполнимых. В идеале на выполнение каждой микрозадачи должно уходить не более часа.

При этом подходе «написать статью для блога» превращается в «определиться с темой», «набросать структуру текста», «подготовить черновик», «придумать 3 варианта заголовка» и так далее. Выполняя каждую из этих задач, вы будете обретать все больше уверенности в себе. А сделать несколько мелких шагов всегда проще, чем один большой.

4. УЧИТЕСЬ РАССТАВЛЯТЬ ПРИОРИТЕТЫ

Не забывайте про «принцип Парето», согласно которому 20% усилий (в данном контексте — вашей работы) дают 80% результата. Не стремитесь к тому, чтобы выполнить все задачи из своего списка, — выберите три наиболее важные и сделайте их своим приоритетом. Выполняйте их одну за одной, не отвлекаясь ни на что, пока не закончите. Так вы сможете каждый день делать больше, чем прежде. И опять же, самое важное стоит выполнять в наиболее продуктивные утренние часы.

Чтобы определиться с тремя приоритетными задачами, спросите себя:

Какие три задачи точно не могут ждать до завтра?
Выполнения каких трех задач будет достаточно, даже если я больше ничего не сделаю?
Какие три дела сильнее всего повлияют на мою жизнь?

Если задач все равно остается больше трех, идите от обратного: отсейте те, невыполнение которых меньше всего повлияет на вас. Затем расставьте приоритеты между оставшимися тремя.

5. УСТАНОВИТЕ ОГРАНИЧЕНИЯ ПО ВРЕМЕНИ

Слышали о законе Паркинсона? Звучит он так: «работа занимает все отведенное на нее время». Иными словами, сколько бы времени вы ни давали себе на выполнение того или иного дела, будьте уверены: оно займет все это время — и ни часа (ни минуты) меньше. Так что, если хотите больше успевать, ставьте себе более жесткие временные рамки, внутренние дедлайны, которые будут стимулировать вас работать не только качественно, но и быстро.

6. ИСПОЛЬЗУЙТЕ «МЕТОД ПОМИДОРА»

Придумавший его предприниматель и коуч Франческо Чирилло использовал кухонный таймер в виде помидора. Он заводил таймер, работал, пока не раздавался сигнал, делал короткий перерыв, потом все повторял. Таким образом интервалы максимальной продуктивности и концентрации чередовались с перерывами, во время которых можно было отдохнуть и восстановиться, — совсем как при выполнении физических упражнений.

Чирилло пользовался схемой «25 минут работы — 5-минутный перерыв», но вы можете варьировать интервалы, исходя из ваших задач. При этом во время перерывов нужно действительно отдыхать, а не проверять почту, соцсети или иным образом отвлекать себя. Вместо этого можно сделать разминку или хотя бы встать и потянуться.

7. ГРУППИРУЙТЕ ЗАДАЧИ

В среднем мы тратим 28% рабочего дня на чтение электронных писем и ответы на них. При этом, как уже было сказано ранее, отвлекаясь на письма и сообщения, мы испытываем сложности с тем, чтобы снова вернуться к задаче. Одно исследование показало, что мы проверяем почту и сообщения в среднем раз в шесть минут.

Вместо того, чтобы оставлять окно с почтой открытым на весь день (так делает 84% сотрудников), лучше запланировать 1-3 временных слота конкретно на проверку писем и сообщений. Многие тут же возразят, что это не всегда возможно. Мол, их работа этого не позволяет. Но так ли это на самом деле?

Пробовали ли вы проверять почту реже?
Привело ли это к каким-либо негативным последствиям?
Действительно ли от вас требуется отвечать на письма и сообщения в течение нескольких минут или секунд?

Если же вы не пробовали, начните прямо сейчас и посмотрите, что получится. Как вариант, можно настроить уведомления в телефоне таким образом, чтобы видеть только имя отправителя и тему письма, не отвлекаясь на его содержание. Так вы сможете не бояться, что пропустите сообщение от начальника или важного клиента.

8. СЛУШАЙТЕ НА ПОВТОРЕ ОДНУ И ТУ ЖЕ ПЕСНЮ

В том случае, конечно, если музыка вообще помогает вам работать. В чем смысл этого приема? Слушая одну песню снова и снова, мы перестаем отвлекаться на слова и просто заряжаемся необходимой энергией.

9. КОПНИТЕ ГЛУБЖЕ И РАЗБЕРИТЕСЬ, В ЧЕМ ВООБЩЕ ПРОБЛЕМА

Если вы перепробовали все описанные в статье способы, но все равно не можете сконцентрироваться и доводить дела до конца, спросите себя, а хотите ли вы вообще их выполнять. Возможно, вы чего-то боитесь или испытываете внутреннее сопротивление? Если так, постарайтесь понять, что за этим стоит. Возможно, ваши тело и разум пытаются вам что-то сказать. Прислушайтесь к ним — без этого, увы, даже самые эффективные инструменты не помогут вам преуспеть.

Иллюстрация к статье: Яндекс.Картинки